4 astuces pour concilier communication et travail à distance

L’accès à l'information est plus que vital aujourd'hui pour les entreprises. Il vous permet de partager votre stratégie, vos objectifs du moment et de mettre tout le monde sur la même niveau d'information.

Cela s’avère compliqué lorsque des événements sanitaires comme en ce moment répartissent vos collaborateurs et vos clients un peu partout en France. Nous allons donc voir dans cet article comment : 

• Encourager la direction et le managers à prendre des initiatives ;
• Privilégier la communication digitale en interne et en externe ;
• Prendre les devants en matière de culture ;
• Élaborer un processus de prise de décision différent. 

1. Encouragez la direction et le managers à prendre des initiatives

En période d'incertitude, il est important de responsabiliser les dirigeants pour qu'ils puissent communiquer rapidement, clairement et de manière authentique. Envoyer un simple mail ne suffit plus. Les collaborateurs peuvent être éloignés en ce moment mais la direction ne doit pas l'être. 

La solution la plus rapide reste la visio-conférence. Avec ce type de logiciel, les responsables peuvent diffuser en direct leurs messages à toute l'entreprise ou à tous leurs clients depuis un simple smartphone ou un ordinateur portable. C’est un excellent moyen de construire votre réputation en temps de crise et de faire face au temps, même lorsque les gens ne peuvent pas être physiquement ensemble. Prévoyez systématiquement un temps de questions / réponses à la fin de chacune de vos interventions et si vous le pouvez pensez à enregistrer votre réunion, le replay pourra vous servir aux personnes absentes.

2. Privilégier la communication digitale en interne et en externe

Cela peut vous paraître logique en période de confinement mais nous sommes encore loin de cet automatisme. Le premier réflexe d'une entreprises est de se concentrer à 100% sur le partage d'informations avec les clients, les partenaires ou les marchés. Bien que tout cela soit essentiel, ne négligez pas vos propres collaborateurs.
Pour cela et pour éviter la surcharge de mails, il existe des outils beaucoup plus ludiques et interactifs comme les réseaux sociaux d'entreprises. On pense par exemple à Yammer de la suite Office 365 ou bien encore à Facebook at Work mais il en existe des tas d'autres sur le marché.

Avec ces logiciels, vous pouvez inviter automatiquement tout vos collaborateurs dans un espace partagé commun où vous partagerez vos dernières nouvelles. Des fonctions comme "Marquer comme important" vous donne même le moyen de vous faire entendre pour une communication critique - tout en vous mettant à disposition des statistiques vous permettent de mesurer l'impact de votre post. Vous pouvez également planifier des messages si vous le souhaitez.

3. Prenez les devants en matière de culture

Bien que l’impact économique de tel ou tel événement au sein d'une entreprise doit rester la priorité des dirigeants, il est important de ne pas négliger la santé mentale en périodes prolongées d'isolement. Les communications que vous allez faire vont jouer un rôle clé dans le soutien et le maintien du moral auprès de vos clients. C'est là qu'intervient la messagerie instantanée par exemple. Encouragez vos managers à créer des fils de discussion pour leur équipe - Whatsapp pour ne citer que lui facilite ce type de pratique et vous aide à fournir des conseils aussi bien à vos clients qu'à vos collaborateurs.

4. Élaborez un processus de prise de décision différent

Les équipes de communication sont, dans ces moments là, dans le feu de l'action. Les décisions devront être faites rapidement et de manière décisive. C'est d'autant plus difficile quand tous les membres de l'équipes de communication travaillent à distance. Il faut donc garder un canal de communication rapide et ouvert à la discussion.

Encore une fois, les outils de messagerie instantanée comme Microsoft Teams et WhatsApp offrent ce genre de solution. C’est le moyen idéal pour disposer d'un espace de discussion commun sans remplir vos journées de réunions... 

Et vous comment gérez-vous ce type de situation dans votre entreprise ?